Eine internationale Einstellung ist ein gemeinsames Projekt von Fachbereich, Personalabteilung und neuer Fachkraft. Neben der fachlichen Passung müssen Qualifikation, Beschäftigungsberechtigung und ein realistischer Arbeitsbeginn geklärt werden. Ein übersichtlicher Ablauf mit festen Verantwortlichen macht offene Punkte sichtbar und erleichtert die Zusammenarbeit.
Quellen geprüft am 3. Oktober 2026 · Redaktioneller Wegweiser
1. Ein konkretes Aufgabenprofil erstellen
Beginnen Sie mit den Tätigkeiten, die Ihre neue Kollegin oder Ihr neuer Kollege tatsächlich übernehmen soll. Beschreiben Sie erforderliche Qualifikationen, Arbeitsort, Arbeitszeit und die Sprache im Arbeitsalltag. Trennen Sie zwingende Anforderungen von Fähigkeiten, die im Betrieb erlernt werden können. Eine pauschale Formulierung wie „gute Deutschkenntnisse“ hilft wenig, wenn unklar bleibt, ob Kundengespräche, Sicherheitsunterweisungen oder technische Dokumentation gemeint sind.
Im Arbeitsvertrag sollte die vorgesehene Tätigkeit nachvollziehbar beschrieben sein. Auch die Arbeitssprache kann für die Plausibilität des Beschäftigungsvorhabens relevant sein. Ein Vertrag kann bereits vor der Visumerteilung unter einem entsprechenden Vorbehalt geschlossen werden. Hinweise dazu enthält Make it in Germany: Fachkraft einstellen.
2. Qualifikation und Aufenthaltsweg getrennt prüfen
Fachliche Eignung, berufliche Zulassung und aufenthaltsrechtliche Beschäftigungserlaubnis beantworten unterschiedliche Fragen. Bei reglementierten Berufen ist die berufliche Anerkennung erforderlich. Bei anderen Berufen kann sie für den Berufszugang entbehrlich sein; für den gewählten Einwanderungsweg können dennoch Qualifikationsnachweise notwendig werden. Die Einordnung erläutert Anerkennung in Deutschland für Arbeitgeber.
Dokumentieren Sie deshalb nicht nur, welcher Abschluss vorhanden ist, sondern auch, welche Prüfung bereits abgeschlossen wurde. Eine Bewerberin kann fachlich überzeugen und trotzdem noch einen behördlichen Schritt benötigen. Umgekehrt sagt eine formale Bewertung wenig darüber aus, welche betrieblichen Prozesse sie bereits beherrscht. Beide Perspektiven gehören in die Einstellungsentscheidung.
3. Zuständigkeiten und Unterlagen organisieren
Benennen Sie eine Person, die den Gesamtstand kennt. Legen Sie gemeinsam mit der Fachkraft eine Liste an: benötigtes Dokument, zuständige Person, geplanter nächster Schritt und offene Rückfrage. Stimmen Sie ab, welche Kosten übernommen werden und wie Informationen sicher ausgetauscht werden. Vermeiden Sie parallele, widersprüchliche Anfragen verschiedener Abteilungen.
Für Einreise- und Beschäftigungsverfahren stehen offizielle Formulare und Übersichten bereit, darunter die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und Materialien zum beschleunigten Verfahren. Verwenden Sie aktuelle Fassungen aus dem Download-Bereich für Unternehmen. Prüfen Sie vor dem Versand, ob Tätigkeit, Vergütung, Arbeitszeit und Betriebsangaben in Vertrag und Formularen übereinstimmen.
4. Das beschleunigte Fachkräfteverfahren prüfen
Mit einer Vollmacht der künftigen Fachkraft können Arbeitgeber unter den entsprechenden Voraussetzungen das beschleunigte Fachkräfteverfahren bei der zuständigen Ausländerbehörde einleiten. Es bündelt wesentliche Verfahrensschritte und sieht eine koordinierende Rolle der Ausländerbehörde vor. Welche zentrale oder örtliche Stelle zuständig ist, hängt vom Bundesland ab.
Das Verfahren ersetzt weder die Prüfung der Voraussetzungen noch den Visumantrag der Fachkraft. Eine Vorabzustimmung und die Teilnahme am Verfahren sind keine Visumsgarantie. Planen Sie deshalb mit Meilensteinen und verbleibenden Abhängigkeiten statt mit einem ungeprüften festen Ankunftstermin. Ablauf und Grenzen erklärt die offizielle Seite Das beschleunigte Fachkräfteverfahren.
5. Vor dem Arbeitsbeginn die Arbeitgeberpflichten erfüllen
Bei Beschäftigten aus Drittstaaten müssen Sie prüfen, ob der gültige Aufenthaltstitel die konkrete Beschäftigung erlaubt, und die vorgeschriebene Kopie aufbewahren. Beachten Sie auch Nebenbestimmungen und spätere Änderungen. Bei vorzeitiger Beendigung einer betreffenden Beschäftigung bestehen Mitteilungspflichten gegenüber der Ausländerbehörde.
Hinzu kommt die gesetzliche Information über unentgeltliche arbeits- und sozialrechtliche Beratung durch „Faire Integration“. Der Hinweis muss grundsätzlich spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich einschließlich der Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle erfolgen. Bei einer Vermittlung über eine Agentur sieht die offizielle Darstellung eine Ausnahme von der Arbeitgeberpflicht vor. Prüfen Sie die genaue Konstellation anhand von Visumpflicht und Arbeitgeberpflichten.
6. Einarbeitung als Teil der Einstellung behandeln
Eine erfolgreiche Ankunft braucht organisatorische Vorbereitung. Planen Sie eine feste Ansprechperson für den Arbeitsalltag und eine weitere für Personalfragen. Unterstützen Sie beim Verständnis betrieblicher Abläufe und geben Sie Zeit für Rückfragen. Die FAQ für Unternehmen nennt unter anderem Mentoring, Unterstützung bei Behördenterminen und Sprachförderung als Ansatzpunkte.
Als praktische Arbeitsgrundlage eignet sich eine kurze Freigabeliste vor dem ersten Arbeitstag:
- Aufgaben, Arbeitsbedingungen und Verantwortliche sind eindeutig dokumentiert.
- Erforderliche Qualifikations- und Berufszulassungsnachweise sind geprüft.
- Die konkrete Beschäftigung ist aufenthaltsrechtlich zulässig.
- Vorgeschriebene Kopien und Hinweise sind vorbereitet beziehungsweise dokumentiert.
- Arbeitsmittel, Unterweisungen und Ansprechpartner stehen bereit.
- Ein Termin für das erste Einarbeitungsgespräch ist vereinbart.
Fragen Sie in diesem Gespräch gezielt nach Verständlichkeit, Arbeitsabläufen und offenen organisatorischen Problemen. Kleine Unklarheiten lassen sich so ansprechen, bevor sie die Zusammenarbeit belasten. Dieser Fahrplan dient der allgemeinen Planung; die Einzelfallprüfung durch Behörden oder qualifizierte Beratung bleibt bei rechtlichen Zweifelsfragen entscheidend.
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